Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej w określony sposób oraz przechowywania jej przez 10 lat, a w niektórych przypadkach nawet dłużej. Zaniedbanie tych obowiązków może skutkować dotkliwymi karami finansowymi oraz innymi konsekwencjami prawnymi. Dlatego tak istotne jest śledzenie aktualnych przepisów i postępowanie zgodnie z nimi. Przeczytaj ten artykuł, aby poznać szczegóły dotyczące dokumentacji pracowniczej i dowiedzieć się, jak skutecznie weryfikować poprawność jej prowadzenia.
Czym jest dokumentacja pracownicza i jak należy ją przechowywać?
Dokumentacja pracownicza obejmuje akta osobowe pracowników oraz inne dokumenty, takie jak oświadczenia, świadectwa, wnioski itp. dotyczące zatrudnienia. Można ją przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej, dbając o jej chronologiczne uporządkowanie oraz zabezpieczenie przed uszkodzeniem i zniszczeniem. Pracodawca ma również obowiązek zapewnienia poufności, integralności i kompletności dokumentacji. Każda część akt powinna mieć osobny wykaz zawierający informacje o przechowywanych dokumentach. Niespełnienie tych wymogów może skutkować grzywną nałożoną przez inspektora pracy.
Akta osobowe dzielą się na następujące części:
- A – dokumenty zgromadzone podczas procesu rekrutacji,
- B – dokumenty dotyczące zawarcia umowy i przebiegu zatrudnienia,
- C – oświadczenia oraz porozumienia dotyczące rozwiązania stosunku pracy,
- D – ewentualne dokumenty dotyczące kar lub odpowiedzialności pracownika,
- E – zaświadczenia z kontroli trzeźwości lub obecności środków odurzających w organizmie.
Ponadto, dla każdej zatrudnionej osoby należy prowadzić dodatkową dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy, korzystania z urlopów, wypłat wynagrodzeń i innych kwestii. Szczegółowe zasady opisane są w §3 i §6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Dlaczego warto regularnie weryfikować poprawność akt osobowych?
W natłoku obowiązków zdarza się, że w teczkach pracowniczych może brakować niektórych dokumentów. Może to być wynikiem zwykłego niedopatrzenia, ale konsekwencje mogą być poważne, w tym grzywny od 1 000 do nawet 30 000 złotych. Braki w dokumentacji mogą również negatywnie wpłynąć na pracowników, np. brak umowy lub świadectwa pracy może skutkować odmową przyznania emerytury lub renty. Z kolei brak wniosku o urlop macierzyński może doprowadzić do odmowy wypłaty zasiłku przez ZUS, a nawet konieczności jego zwrotu.
Jak przeprowadzić niezawodny audyt akt osobowych? Skorzystaj z checklisty!
Biorąc pod uwagę powyższe ryzyka, przeprowadzanie audytów poprawności prowadzenia akt osobowych stało się standardem. Można zlecić to firmie zewnętrznej, jednak aby zminimalizować koszty, warto przeprowadzać weryfikację samodzielnie. Doskonałym narzędziem do tego jest checklista przygotowana przez biuro księgowe Gwarant z siedzibą w Bielsku-Białej. Dzięki niej szybko i w zorganizowany sposób sprawdzisz, czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty oraz czy są one prawidłowo uporządkowane.
Regularne korzystanie z naszej checklisty pozwala utrzymać porządek w dokumentacji pracowniczej oraz unikać sytuacji, które mogą prowadzić do problemów prawnych czy kar. Wybierając nasze rozwiązanie, jako pracodawca zyskujesz spokój oraz pewność, że Twoja firma działa zgodnie z przepisami, co zwiększa zaufanie pracowników i usprawnia zarządzanie księgowością. Zapraszamy do skorzystania z naszego narzędzia oraz do kontaktu z biurem rachunkowym Gwarant – zarówno dla firm z Bielska-Białej, Tychów, jak i innych miast.